Integritetspolicy och GDPR

Vi på Bromma folkhögskola vill ge dig de bästa möjliga verktygen för lärande, samarbete och kommunikation samt sköta de skyldigheter vi har att dokumentera och rapportera till myndigheter. För att göra detta behöver du ha tillgång till våra IT-tjänster och vi behöver ha löpande tillgång till och behandla dina personuppgifter. Vi kommer att behandla en del av de personuppgifter som du fyllde i när du ansökte till skolan, information som samlades in under antagningsprocessen samt information som framkommit och framkommer under din skolgång. Information hämtas från det konto du skapade i Schoolsofts ansökningsmodul, från ditt ansökningsformulär och de antagningsaktiviteter som du har genomgått och information som du delar med dig av under din skolgång.

Personuppgifter som samlas in och vad de används till

Vi behöver din adress, ditt telefonnummer och din e-post för att kunna kontakta dig. Vi behöver också dina uppgifter för att vi ska kunna utfärda dina intyg och för att du ska kunna få studiemedel (om du har det). Dessutom krävs det för att vi ska få bidrag från staten och regionen för att kunna bedriva en skola.

Vi registrerar ditt namn, personnummer och adress för att säkerställa att du är du och för att rapportera till Folkbildningsrådet, regionerna och Centrala studiestödsnämnden (CSN), något som vi är skyldiga att göra för att få statsbidrag till att anordna våra utbildningar.

Om du har uppgivit att du har funktionsnedsättningar, ohälsa, inlärningssvårigheter eller annan känslig information som har betydelse för din studiesituation, så behandlar vi detta för att anpassa undervisningen och ge dig det stöd du behöver. Vi är extra noggranna med tillgång till och säkerheten runt behandlingen av denna information då den är känslig. Vi rapporterar även anonym statistik om funktionsnedsättningar till Specialpedagogiska skolmyndigheten för att få ekonomiskt bidrag till att ha möjlighet till högre personaltäthet. Då informationen är känslig är vi extra noggranna med säkerhet och vilka som har tillgång till uppgifterna.

Vi använder ditt förnamn och ditt efternamn för att skapa personliga konton i Google Workspace, Schoolsoft och SafeQ.

• Google Workspace används till skolarbeten, utskrifter, inloggning på Chromebooks samt intern och extern kommunikation.
• Schoolsoft används för skoladministration. (Exempelvis klass- och kurslistor och rapporter till Folkbildningsrådet, Specialpedagogiska skolmyndigheten, regionerna och CSN).
• SafeQ används för att administrera kopiering och utskrifter.

Behöriga administratörer av dina konton kan återställa användarnamn och lösenord och ha tillgång till registrerade uppgifter och användarstatistik. När det gäller innehåll i e-post och filer som skapas i Google Workspace, så har administratörerna endast tillgång till dessa genom att återställa lösenordet och logga in som dig. Detta gör administratörerna endast med misstanke om brott mot skolans IT-policy.

Appar och Google Workspace

Google Workspace är skolans pedagogiska plattform och en plattform för intern och extern information. Genom det konto som skolan skapar åt dig så får du tillgång till en mängd appar som Google tillhandahåller genom Chrome Web Store och Google Play.

Skolan har ett avtal med Google angående appar som ingår i Google Workspaces kärnappar. De viktigaste av dessa appar är Gmail, Kalender, Dokument, Presentationer, Kalkyl, Keep, Hangouts, Classroom, Meet och Drive som används för skolarbeten, skoladministration (bland annat studieplaner), planering, samarbete och kommunikation. Dessa appar är grunden i Bromma folkhögskolas pedagogiska plattform och du förväntas ha tillgång till och använda dessa appar om det behövs i undervisningen.

Skolan har ett avtal med Google som säkerställer att behandlingen av dina personuppgifter i dessa appar uppfyller kraven för dataskyddsförordningen (GDPR). Om vi som skola kräver att du skall använda andra appar som behandlar personuppgifter som en del av undervisningen så skall dessa uppfylla kraven för GDPR.

Utöver dessa appar är du även fri att använda ditt konto för att få tillgång till andra appar som inte är obligatoriska i undervisningen från Chrome Web Store eller Google Play. Om du väljer att installera eller använda dessa appar är du själv ansvarig för de personuppgifter som appleverantören behandlar.

Tillgång till personuppgifter

Bromma folkhögskola använder behörighetsfunktioner i Schoolsoft och Google Workspace för att begränsa tillgången till personuppgifter till behörig personal utifrån personuppgiftsbehandlingens ändamål.

Personuppgiftsbiträden

För att säkerställa att deltagare och personal har tillgång till säkra, tillförlitliga och flexibla IT-tjänster som behövs för att erbjuda en välfungerande utbildning och skoladministration, så har Bromma folkhögskola slutit avtal med Schoolsoft och Google som agerar som personuppgiftsbiträden åt Bromma folkhögskola.

Dessa företag erbjuder molntjänster, vilket innebär att du kommer åt tjänsterna genom inloggningar via internet. Leverantörerna av tjänsterna har egna servrar som inte sköts av Bromma folkhögskola. För att säkerställa att dina personuppgifter behandlas enligt dataskyddsförordningen och enligt de ändamål som anges i detta samtycke, så samarbetar vi med seriösa aktörer och har personuppgiftsbiträdesavtal som uppfyller kraven i dataskyddsförordningen.

Lagring i länder utanför EU och samarbete med underleverantörer

Google kan lagra dina personuppgifter på datacenter som ligger utanför EU och använder även egna underleverantörer. I det avtal som Bromma folkhögskola har slutit med Google, så garanterar Google att de har avtal som uppfyller kraven i EU:s dataskyddslag med de datacenter som ligger utanför EU och med dess underleverantörer.

Gallring

Den övergripande principen för gallring är att endast bevara personuppgifter så länge ändamålet för behandlingen kräver. Dina läsårs- och behörighetsintyg sparas i 50 år. Ditt Google Workspace-konto avaktiveras vid skolstart terminen efter att du har avslutat dina studier och raderas två månader efter skolstart terminen efter avslutade studier. Vi rekommenderar dig att ladda ned eller föra över filer som du vill spara till ett privatkonto innan du avslutar dina studier hos oss. Filer som delas med dig och som ägs av personal på skolan (exempelvis utdelade uppgifter) raderas eller anonymiseras senast ett år efter avslutade studier. E-post med dina personuppgifter raderas terminsvis i november och april ifall de inte behöver sparas av studeranderättsliga skäl.

Rättigheter

Enligt artikel 13-15 i GDPR (den europeiska dataskyddsförordningen) så har du rätt att kostnadsfritt en gång per år begära ut vilka uppgifter vi har registrerade om dig. Du har vidare rätt att begära radering av uppgifter eller rättelse av eventuellt felaktiga uppgifter. Begäran om radering av uppgifter gäller inte uppgifter som behövs för rapportering till myndigheter, underlag enligt bokföringslagen eller underlag för studeranderättslig tvist angående antagning.

Kontaktinformation

Om du har frågor eller funderingar gällande dina personuppgifter och vår hantering av desamma, är du välkommen att vända dig till skolans rektor och tillika dataskyddsombud:

Jenny Kimming
jenny.kimming@brommafolkhogskola.se

Administration
info@brommafolkhogskola.se